本书的第一部分，即“文字篇”，主要从三个方面来引导读者的阅读：一、公文拟写与处理；二、信息处理工作；三、档案工作。之所以这样归类是因这三者都与文字有关，而文字工作是秘书的一项基本职能，从文字组织与语言安排上很容易看出一个文秘的业务成熟程度。这是很关键的一部分。

“公文拟写与处理”这一部分中，对公文的每一种文件都有了介绍并附有例文；“信息处理工作”中重点针对秘书对信息的收集、利用、加工、整理等方面说明了信息的功用；“档案工作”这一部分，清楚地说明了档案工作的基本程序。

公文处理

第一章 以不变应万变

第二章 无以规矩，不成方圆

第三章 妙语如“珠”有生机

第四章 识礼，而后作文章

第五章 八面玲珑

第六章 善始善终

第七章 各得其所

信息处理工作

第八章 “一寸信息一寸金”

第九章 拿来主义

第十章 企业的“源头活水”

档案工作

第十一章 积前人之成败，兴今人之所为

第一章 以不变应万变

——公文概述

●公文的重要性

公文的概念

公文，即公务文书，又称文件，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书，是传达政令、指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，联系公务、记载工作活动的重要工具。

公文形成主体是具有法定地位的国家机关及其他社会组织，这种法定地位便赋予了机关与组织可以在自己的职权范围内有权制定并办理公文；机关组织在行使法定职权和实施有效管理的公务活动中，必然会产生体现自身意志的文字材料，行使职权和实施管理是公文形成的必要条件。

方圆，原名谢景芬，中国国际公共关系协会理事，广州市公共关系协会副秘书长，广州方圆咨询顾问有限公司董事总经理；